PRIVACY-beleid Vrienden van de Hengelose Remigiuskerk

• ANBI-Stichting Vrienden van de Hengelose Remigiuskerk (St. VvdHR) heeft als missie de monumentale, markante Remigiuskerk bewaren als levend centrum van het dorp en de gemeenschap voor nog heel veel generaties Hengeloërs en oud-Hengeloërs. De Remigiuskerk moet een inspirerend en waardevol cultureel erfgoed zijn voor iedereen, van elke leeftijd, religie en achtergrond. Het prachtige kerkgebouw staat voor verbinding tussen Hengeloërs, oud-Hengeloërs en het dorp Hengelo. ‘Wat is een dorp zonder kerk?’

• St. VvdHR werkt aan haar missie met behulp van zoveel mogelijk donateurs en vrijwilligers, allen ‘Vrienden’ genoemd. Het bestuur werkt onbezoldigd, net zoals alle vrijwilligers.

• In het kader van het werken aan de missie werkt St.VvdHR voortdurend aan de binding en het behoud van bestaande donateurs/vrijwilligers én aan het werven van nieuwe donateurs/vrijwilligers.

• De communicatie met bestaande donateurs/vrijwilligers verloopt meestal live (tijdens evenementen), via paid en free publicity en e-mail.

• Eenmaal per jaar wordt er schriftelijk gecommuniceerd met bestaande donateurs/vrijwilligers en een aantal prospects, via een Kerstmailing. De adressen daarvoor worden verzorgd door secretaris en penningmeester.

• Bij alle communicatie, zowel met donateurs als met prospects wordt gevraagd om emailadressen, om daarmee zo duurzaam en efficiënt mogelijk te kunnen communiceren. Tegelijkertijd wordt elk contact van wie een emailadres bekend is, onmiddellijk gevraagd om schriftelijk toestemming om in een bepaalde frequentie mails te ontvangen.

• Donateurs/vrijwilligers hebben op elk moment het recht om hun gegevens in te zien. Zij worden regelmatig op dit recht gewezen.

• De gegevens (NAW, telefoonnummer, email-adres) van bestaande donateurs/ vrijwilligers worden beheerd door de secretaris en penningmeester van het bestuur van St. VvdHR. Overige bestuursleden hebben geen inzage in de persoonsgegevens van relaties.

• Binnen het bestuur is er een functionaris Privacy aangewezen, die regelmatig contact heeft met een externe expert.

• Persoonlijk relatie-onderhoud bij feestelijkheden en begrafenissen en andere belangrijke gebeurtenissen wordt verzorgd door bestuursleden op instigatie van de secretaris van St. VvdHR.

• Volledige inzage in geefgedrag gekoppeld aan persoonsgegevens heeft de penningmeester van St. VvdHR

• De gegevens van donateurs/vrijwilligers worden uitsluitend gebruikt voor het informeren over en werven voor de activiteiten van de St. VvdHR.

• De voornaamste communicatie over activiteiten met de donateurs/vrijwilligers verloopt via email en soms telefoon. De meeste donateurs/vrijwilligers kennen elkaar; veel lopende zaken worden via persoonlijk contact of telefoon geregeld.

• Bij elk evenement van de St. VvdHR worden bezoekers opgeroepen om te laten weten of zij toestemming geven voor fotografie/films. Degenen die dit niet wensen worden nooit gefotografeerd/gefilmd en het materiaal zal nooit gebruikt worden in publicaties van St. VvdHR.

• Er wordt per jaar een maximum van twintig mails verstuurd aan donateurs/vrijwilligers die daarvoor schriftelijk toestemming hebben gegeven. Aan degenen die geen toestemming hebben gegeven wordt geen mail verstuurd.

• Onderaan elke email wordt de ontvanger opgeroepen (ook al is er al toestemming verleend voor het versturen van e-mails) desgewenst aan te geven dat er toch geen e-mails meer verstuurd mogen worden.

• Er worden nooit gegevens van donateurs/vrijwilligers doorgegeven of verkocht aan andere organisaties of bedrijven. Dat geldt ook voor gezamenlijke wervingsacties georganiseerd door banken of andere culturele instellingen.

• Voor werving onder nieuwe contacten/potentiële nieuwe donateurs/vrijwilligers wordt maximaal eenmaal per 2 jaar een aantal relaties uit het netwerk van bestuursleden van St. VvdHR aangeschreven.

• Voor werving van nieuwe donateurs/vrijwilligers wordt ook gebruik gemaakt van persoonlijk contact bij culturele activiteiten.

• Wanneer een nieuwe website wordt ontwikkeld, zal de Privacy Verklaring worden aangepast in lijn met de mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe website.